Total Cost of Ownership (TCO)

Pertanyaan yang sering muncul tentang TCO

Selain mempertanyakan tentang arti TCO sendiri, tidaklah jarang ditemui pertanyaan lain yang masih ada kaitannya dengan TCO. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul tentang TCO.

Ø  Bagaimana pemodelan TCO berbeda dari "siklus hidup analisis biaya" atau "biaya penuh
akuntansi " ?

Perbedaan pemodelan TCO dibandingkan dengan "siklus hidup analisis biaya" atau "biaya penuh
akuntansi" adalah sebagai berikut. Siklus hidup analisis biaya dan akuntansi biaya penuh yang kedua pendekatan akuntansi yang sistematis yang berusaha untuk mengevaluasi semua biaya yang berkaitan dengan produk atau praktek, tetapi pemodelan TCO adalah dibedakan karena secara khusus mengevaluasi produk IT. Pendekatan ini dapat membantu organisasi mengurangi biaya total dari waktu ke waktu dan mendokumentasikan manfaat dari praktek-praktek seperti konservasi energi dan daur ulang ramah lingkungan.

Siklus hidup analisis biaya ini sering diterapkan pada teknologi energi dan proyek bangunan. Untuk
Contohnya, analisis biaya siklus-hidup yang dapat menunjukkan pengeluaran yang lebih awalnya pada tambahan isolasi bangunan dapat menghasilkan penghematan bersih (akibat pemanasan dikurangi dan biaya pendinginan) selama masa bangunan.

Akuntansi biaya istilah penuh kadang-kadang digunakan bergantian dengan siklus hidup biaya
analisis, tapi biasanya digunakan untuk mengevaluasi program yang sedang berlangsung. Sebagai contoh, Badan Perlindungan Lingkungan AS mempromosikan akuntansi biaya penuh sebagai alat yang tepat untuk mengevaluasi biaya lokal program pengelolaan limbah padat. Hal ini memungkinkan kota untuk memperhitungkan hal-hal seperti biaya pembuangan dihindari terkait dengan daur ulang yang lain mungkin tidak diperhitungkan.

 Alat analisis biaya ini juga kadang-kadang digunakan untuk mengidentifikasi eksternalitas, seperti berkurangnya polusi yang dihasilkan dari daur ulang, atau pembelian produk elektronik dengan mengurangi jumlah bahan berbahaya. TCO pemodelan menyediakan kerangka kerja sistematis untuk mempertimbangkan jenis biaya, karena terkait dengan aset TI, dan membuat pembelian yang lebih baik keputusan.

Ø  Mengapa agen-agen federal dan fasilitas menggunakan model TCO?

Agen-agen federal dan fasilitas menggunakan model TCO. Berikut adalah penjelasan kenapa agen federal dan fasilitas menggunakan pemodelan TCO.

TCO pemodelan:

o   Menyediakan kerangka kerja, konsisten sistematis untuk membandingkan TI alternatif,
meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya keseluruhan dari waktu ke waktu.

o   Menetapkan satu cara standar untuk melacak dan membandingkan biaya TI dari waktu ke waktu.

o   Mendidik dan meningkatkan kesadaran tentang biaya penuh TI, menunjukkan bahwa awal TI
biaya pengadaan adalah bagian yang relatif kecil dari seluruh biaya kepemilikan.

Agen-agen federal memiliki insentif tambahan untuk menggunakan TCO:

o   Para Petunjuk untuk Melaksanakan Perintah Eksekutif 13423, Memperkuat federal
Lingkungan, Energi dan Manajemen Transportasi, badan-badan federal langsung ke
"Mempertimbangkan biaya siklus hidup dan penghematan dalam merencanakan dan membuat keputusan tentang investasi dalam semua aset modal, jasa, dan pengadaan, yang akan menurunkan biaya pemerintah, mencapai prinsip-prinsip desain yang berkelanjutan, mengurangi energi dan air konsumsi, dan mengurangi dampak lingkungan / tapak dari pemerintah operasi, "dan lebih khusus lagi" mengurangi ekonomi dan lingkungan siklus hidup biaya peralatan elektronik Federal. "

o   Berbagai kebijakan federal dan sumber daya, seperti Kantor Manajemen dan
Anggaran (OMB) Edaran A-94: Pedoman dan Diskonto Manfaat Analisis Biaya-
Program Federal, mendorong penggunaan siklus hidup analisis biaya. Selain itu, OMB
Edaran A-131 membutuhkan agen-agen federal untuk menggunakan "rekayasa nilai," alat serupa untuk TCO pemodelan. 

Pemodelan TCO sangat berguna untuk organisasi federal yang adalah mitra dalam Federal
Elektronik Tantangan karena merupakan metode, mapan diterima secara luas untuk mengevaluasi
akuisisi dan pengadaan, operasi: berhubungan dengan ketiga fase TI kepemilikan biaya
dan pemeliharaan dan akhir-kehidupan manajemen. Pemodelan TCO dapat membantu membenarkan biaya-biaya tertentu dengan menunjukkan, misalnya, bahwa pembelian dan tepat menggunakan ENERGY STAR ® komputer yang memenuhi syarat dapat secara signifikan mengurangi biaya keseluruhan, atau menunjukkan bahwa biaya benar kembali atau daur ulang komputer mungkin hanya 1 persen atau kurang dari biaya penuh kepemilikan.

Ø  Apa yang sedang dievaluasi dalam model TCO?

Ketika membicarakan TCO, tidak pernah luput dari pertanyaan apa yang sedang dievaluasi dalam model TCO. Berikut adalah tabel yang menyajikan jenis biaya biasanya disertakan dalam analisis TCO. Biaya tersebut dipecah oleh tiga fase elektronik siklus hidup: akuisisi dan pengadaan, operasi dan pemeliharaan, dan akhir-kehidupan manajemen. Perhatikan bahwa biaya tersebut biasanya dihitung secara tahunan dengan membaginya dengan produk yang diharapkan seumur hidup.

Kategori	Contoh Biaya
Akuisisi dan Pembelian	Biaya administrasi seperti mengembangkan tawaran spesifikasi, mengevaluasi proposal,  mengumpulkan data, penganggaran, dan  negosiasi. Meneliti dan mengevaluasi pilihan seperti upgrade, beli kembali, menyewakan, atau pembelian. Kontrak, pembelian pelacakan, transfer dan pengiriman. Perangkat keras (pembelian atau sewa), termasuk pribadi komputer (PC), semua peripheral, penyimpanan, jaringan,dan peralatan terkait lainnya. Spare sistem dan suku cadang, persediaan tahunan, dan bahan. Lisensi perangkat lunak.
Operasi dan Pemeliharaan	Biaya administrasi, termasuk manajemen kontrak, manajemen aset, jasa kontraktor mengawasi, sebuah bagian sumber daya manusia, dan biaya operasi lainnya. Vendor-kontrak dan / atau in-house training staf dan TI personil, pemeliharaan produk, dan help desk mendukung. Dukungan TI seperti manajemen database, jaringan manajemen, dan manajemen software. Memperbarui peralatan untuk mengakomodasi perangkat keras baru dan perangkat lunak. Software dan hardware upgrade dari waktu ke waktu. Berbagi ruang lantai, furnitur, dan kantor tetap lainnya biaya. Internet dan biaya jaringan lainnya akses. Energi biaya. Pelatihan untuk staf TI dan pengguna. Staf Informal diri dukungan pengguna komputer. Down time karena hardware / software malfungsi dan / atau kesalahan pengguna.
End-of-Life Manajemen	Biaya administrasi termasuk manajemen aset, mendokumentasikan persediaan, pengadaan penjual kontrak dan manajemen, dan pembayaran tagihan. Staging (menghapus dan mengkonsolidasikan peralatan). Sanitasi hard drive dan media penyimpanan lainnya. Pengujian dan / atau mempersiapkan untuk digunakan kembali, misalnya dengan reload hard drive. Menyediakan tindak lanjut dukungan kepada karyawan atau orang lain pembelian peralatan yang digunakan. Daur Ulang / pembuangan biaya dan / atau biaya outsourcing. Pengiriman. Nilai produk yang dijual dan bahan.

Ø  Apa nilai-nilai khas untuk TCO?

TCO mempunyai nilai-nilai khas. Ketika Gartner pertama kali dikembangkan model TCO, kesimpulannya bahwa PC dapat biaya sebuah organisasi sampai $ 10.000 per tahun disambut dengan skeptis. Seiring waktu, metodologi dan estimasi nilai TCO khas telah diterima secara luas. Meskipun jatuh pembelian harga dan perbaikan produk telah terus mengurangi biaya total kepemilikan dari waktu ke waktu, Studi masih secara teratur menunjukkan bahwa PC seharga kurang dari $ 1.000 biasanya memiliki TCO yang lebih dari $ 5.000 per tahun. Sebuah printer $ 200 dengan mudah bisa memiliki biaya tahunan lebih dari US $ 1,000 jika semua perlengkapan dan biaya pemeliharaan disertakan. Data pribadi asisten (PDA) memiliki TCO sekitar $ 3.000, terdiri dari hardware, software dan jaringan jasa (60 persen), operasi (30 persen), dan administrasi (10 persen). Menambahkan modem nirkabel dengan TCO $ 1.392 dapat membawa total biaya PDA untuk hampir $ 4.400[4].

Sementara spesifik dari perhitungan TCO bervariasi, mereka umumnya menunjukkan bahwa awal Harga pengadaan adalah persentase yang relatif rendah TCO. Sebagai contoh, menurut IDC, sebuah pasar perusahaan riset, TCO PC pada tahun 1998 adalah $ 5.236 per tahun, dengan hanya 15 persen dari yang timbul dari pengadaan, 80 persen dihubungkan dengan operasi, dan 5 persen untuk mengakhiri-of-hidup manajemen. Perkiraan lain menunjukkan bahwa akhir-hidup manajemen bisa kurang dari 1 persen dari TCO sebuah PC[4].

Ø  Apa saja keterbatasan pemodelan TCO?

Seperti alat lainnya, pemodelan TCO memang memiliki keterbatasan. Sebagai contoh adalah sebagai berikut

o   Meskipun sangat mungkin untuk mengurangi biaya jangka panjang, pemodelan TCO itu sendiri awalnya dapat menambahkan biaya dengan meminta pembuat keputusan untuk pengadaan mengumpulkan dan mempertimbangkan lebih informasi.

o   Karena pemodelan TCO melacak jangka panjang, biaya siklus hidup, menangkap manfaat dari TCO analisis dalam anggaran satu tahun bisa sulit.

o   pemodelan TCO tidak menilai risiko atau seberapa baik teknologi tertentu sesuai dengan
badan atau tujuan strategis fasilitas atau kebutuhan.

o   pemodelan TCO tidak selalu melacak biaya lingkungan atau sosial dan manfaat.

Ø  Sumber daya apa yang tersedia dari FEC?

FEC telah mengembangkan Tool TCO Kalkulator, yang memungkinkan pengguna untuk membandingkan biaya yang berbeda pilihan untuk manajemen aset TI dengan penekanan pada keputusan yang mungkin memiliki dampak lingkungan. Alat ini tersedia sebagai spreadsheet Microsoft Excel ® di FEC.